Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Moduł Sp. z o.o.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych zawiera zasady przetwarzania danych osobowych przez Moduł Sp. z o.o. w związku z wejściem w życie w dniu 25 maja 2018 r. RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z
dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej powoływane jako: „RODO”).

Niniejsza informacja określa podstawy, cele i zakres przetwarzania danych osobowych przez Moduł Sp. z o.o. oraz prawa osób, których dane dotyczą.

Informacja kierowana jest do osób fizycznych, w tym do osób fizycznych występujących w imieniu podmiotów, z którymi Moduł Sp. z o.o. zawarł umowę (pracowników, współpracowników, przedstawicieli oraz wspólników kontrahentów Moduł Sp. z o.o.).

I. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Moduł Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kozerkach przy li. Merkurego 48, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy
Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000054407, posiadający REGON: 01699421, NIP: 527-23-24-647, BDO: 000379320, o kapitale zakładowym 150.000 zł w całości opłaconym (dalej powoływana jako „Moduł”).

II. Cele i podstawy przetwarzania

II A. Jeżeli jest Pani/Pan podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, który jest lub był stroną umowy z Moduł, Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane:

w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy i w celu realizacji zawartej z Panią/Panem umowy, w tym w celu kontaktu z Panią/Panem w związku z umową. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 b) RODO;
w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Moduł jako administratora danych tj. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jakie mogą powstać w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy łączącej Panią/Pana z
Moduł. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 f) RODO;
w celu złożenia Pani/Panu oferty sprzedaży lub nabycia towaru. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 f) RODO;
w celach wynikających z obowiązków ciążących na Moduł na podstawie przepisów prawa, w szczególności na podstawie przepisów podatkowych/rachunkowych. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 c) RODO.

II.B Jeśli jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, przedstawicielem lub wspólnikiem podmiotu, z którym Moduł zawarł umowę (kontrahenta Moduł), Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane:

w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy i w celu realizacji zawartej z umowy z podmiotem, w którego imieniu Pani/Pan występuje, w tym w celu kontaktu z Panią/Panem w związku z ww. umową. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym
zakresie jest art. 6 ust. 1 b) RODO;
w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Moduł jako administratora danych tj. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jakie mogą powstać w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy łączącej Moduł z
podmiotem, w imieniu którego Pani/Pan występuje. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 f) RODO.
w celach wynikających z obowiązków ciążących na Moduł na podstawie przepisów prawa, w szczególności na podstawie przepisów podatkowych/rachunkowych, jeśli Pani/Pana dane były podane w umowie lub w innych dokumentach związanych z realizacją
przez Moduł obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisach podatkowych i przepisach o rachunkowości. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 c) RODO.

II.C Jeśli jest Pani/Pan potencjalnym kontrahentem Moduł lub działa Pani/Pan w imieniu potencjalnego kontrahenta Moduł, Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane:

w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 b) RODO;
w celu odpowiedzi na przesłane przez Panią/Pana zapytania lub zgłoszenia, w tym za pośrednictwem formliarza kontaktowego dostępnego na stronie www.modli.pl. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
w celu oferowania Pani/Panu ponownie sprzedaży lub nabycia produktów. Podstawą przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Moduł jako administratora danych tj. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jakie mogą powstać w związku z nieprzystąpieniem do zawarcia i wykonania umowy z Moduł. Podstawą prawną
przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 f) RODO

III. Kategorie Pani/Pana danych osobowych, które Moduł przetwarza:

W zależności od celu oraz podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych Moduł może przetwarzać następujące dane:

imię i nazwisko,
numer telefonu,
adres e-mail,
stanowisko służbowe,

a jeśli jest Pani/Pan stroną umowy z Moduł również:

adres miejsca prowadzonej przez Pana/Panią działalności gospodarczej,
numer NIP,
numer Pana/Pani rachunku bankowego,
inne (aniżeli imię i nazwisko) określenia zawarte w Pana/Pani firmie.

IV. Odbiorcy danych

W zależności od celu oraz podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, Pana/Pani dane osobowe Moduł może udostępniać następującym kategoriom podmiotów:

pracownikom lub współpracownikom Moduł, którzy mogą mieć dostęp do Pana/Pani danych osobowych w związku z wykonywanymi przez nich obowiązkami, na podstawie umów zawartych z Moduł;
podmiotowi świadczącemu usługi w zakresie obsługi prawnej Moduł;
podmiotowi świadczącemu usługi informatyczne na rzecz Moduł oraz dostawcom usług IT;
podmiotowi świadczącemu usługi w zakresie obsługi podatkowej Moduł;
bankom, z którym Moduł jest związany umową o prowadzenie rachunku bankowego na rzecz Moduł;
ubezpieczycielowi oraz podmiotowi prowadzącemu przedsądową windykację wierzytelności Moduł;
podmiotowi wykonującemu przewóz towaru/spedycję, w tym podmiotom kurierskim;
operatorowi publicznemu – Poczta Pliska S.A.;
organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

V. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Moduł nie przekazuje danych do państw spoza Unii Europejskiej ani do organizacji międzynarodowych.

VI. Okres przechowywania danych

Z zastrzeżeniem poniższych akapitów, Moduł przechowuje dane osobowe do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń, jakie mogą powstać w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy/umów zawartych przez Moduł z Panią/Panem
lub z kontrahentem, w imieniu którego Pani/Pan działa, lub też do końca upływu okresu zobowiązania podatkowego, w zależności od tego, który z wyżej wskazanych okresów jest późniejszy.

Z zastrzeżeniem akapitu poniżej, jeśli Pani/Pana dane osobowe były przetwarzane w celu zawarcia umowy, ale do zawarcia umowy nie doszło, dane osobowe będą przetwarzane przez 1 rok od dnia ostatniego kontaktu z Panią/Panem, chyba że dłuższe
przechowanie Pani/Pana danych osobowych będzie uzasadnione potencjalnymi roszczeniami, jakie mogą powstać w związku z niedojściem umowy do skutku – wówczas Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do końca przedawnienia roszczeń.

Jeżeli Pani/Pana dane osobowe były przetwarzane jedynie w celu udzielenia Pani/Panu odpowiedzi na przesłane przez Panią/Pana pytania lub zgłoszenia, w tym za pośrednictwem formliarza kontaktowego dostępnego na stronie silentec.pl, Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny dla udzielenia Pani/Panu odpowiedzi na pytanie lub zgłoszenie.

VII. Prawa osoby, której dane dotyczą:

Przysługuje Pani/Panu:

prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
prawo do niezwłocznego sprostowania dotyczących Pani/Pana danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, ma Pani/Pan prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie
dodatkowego oświadczenia,
prawo do usunięcia danych w sytuacjach:
1. gdy Pani/Pana dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
2. gdy Pani/Pan wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania danych przez Moduł,
3. gdy Pani/Pan wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego – jeżeli Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego,
4. gdy Pani/Pana dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
5. gdy Pani/Pana dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Moduł jako administrator.

Prawo do usunięcia danych nie jest realizowane w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do:

korzystania z prawa do wliności wypowiedzi i informacji; do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega Moduł;
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

prawo do wniesienia sprzeciwu
- z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – wobec przetwarzania przez Moduł Pani/Pana danych osobowych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Moduł, gdy przetwarzanie Pani/Pana danych
  osobowych jest niezbędne dla realizacji ww. celów. W przypadku wniesienia przez Panią/Pana takiego sprzeciwu, Moduł nie będzie przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba że Moduł wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych
  podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności osoby, lub gdy będzie to konieczne dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
- jeżeli Pana/Pani dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w zakresie, w jakim
  przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.
prawo żądania od Moduł ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w następujących przypadkach:
1. gdy Pani/Pan kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Moduł sprawdzić prawidłowość tych danych,
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Pani/Pan sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
3. Moduł nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Pani/Panu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
4. gdy wniosła Pani/Pan sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Moduł są nadrzędne wobec podstaw Pani/Pana sprzeciwu.
prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli w Pani/Pana ocenie Moduł przetwarza dane niezgodnie z prawem, może Pani/Pan złożyć w tej sprawie skargę do właściwego organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531-03-00, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl).
W celu wykonania swoich praw prosimy kierować żądanie pod adres e-mail: modul@modul.waw.pl, telefonicznie pod numer: + 48 22 843 05 06 lub udać się bezpośrednio do siedziby Moduł mieszczącej się przy ul. Merkurego 48 w Kozerkach.
Przed realizacją wyżej opisanych praw, Moduł będzie musiał mieć pewność, że rozmawia z osobą, której dane dotyczą, co oznacza, że będzie upoważniony do podjęcia czynności w celu Pani/Pana identyfikacji.

VIII. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

W przypadku zawarcia przez Panią/Pana umowy z Moduł, podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do zawarcia, wykonania i rozliczenia księgowo – podatkowego umowy zawartej z Moduł. W przypadku odmowy podania przez Panią/Pana
danych osobowych, nie będzie możliwe zawarcie umowy z Moduł, jak również wykonanie umowy i dokonanie rozliczenia księgowo-podatkowego.

Jeśli Pani/Pan występuje w imieniu kontrahenta Moduł (w tym jest Pani/Pan pracownikiem, współpracownikiem, przedstawicielem lub wspólnikiem tego kontrahenta), podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale potrzebne do zawarcia,
wykonania i rozliczenia księgowo-podatkowego umowy zawartej przez Moduł z kontrahentem, w imieniu którego Pani/Pan występuje.

Jeśli jest Pani/Pan potencjalnym kontrahentem Moduł lub działa Pani/Pan w imieniu potencjalnego kontrahenta Moduł, podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia działań zmierzających do nawiązania relacji
handlowych, w tym złożenia oferty oraz zawarcia i wykonania umowy, a następnie dokonanie rozliczenia księgowo-podatkowego takiej umowy.

IX. Informacja o źródle danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być pozyskiwane przez Moduł z ogólnie dostępnego źródła, jakim jest Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, od kontrahenta, w imieniu którego Pan/Pani występuje, jak również bezpośrednio od
Pani/Pana.

X. Informacja w przedmiocie zautomatyzowanego podejmowania decyzji w przedmiocie danych osobowych, w tym o profilowaniu

W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje, w tym dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu profilowaniu.